Les meilleures pratiques pour un télétravail réussi

Comme beaucoup de nos développements et best practices chez OM Conseil, nous vous les partageons ici en espérant que cela vous permettra à vous aussi de développer cette culture de l’engagement en équipe. Si vous réussissez, nous réussirons !

L’état d’esprit et le maintien [ou la création] de la culture adaptée au travail à distance

1. SOYEZ AGILE. Il n’y a pas un seul et unique modèle, chaque organisation développera sa propre méthode en mode “essais – erreurs”. Sachez-le dès le départ, cela vous évitera bien des désillusions.

2. CONFIANCE ! Le principal frein à l’expansion du télétravail (hors périodes de pandémie et de “grand confinement”) c’est le manque de confiance des managers et patrons envers leurs collaborateurs. Si vous êtes en responsabilité et n’avez déjà pas pleinement confiance dans vos équipes au bureau, que feront-elles loin de vous ? N’attendez pas d’être contraint par un confinement imposé pour le vérifier. Parlez-en, instaurez des règles permettant de savoir qui fait quoi, quand et pour combien de temps. Habituez-vous au partage de l’information sur les projets en cours en faisant des mises à jour fréquentes dans vos principaux outils de communication. Vous verrez, vos collègues s’y mettront aussi. Les messageries d’équipe à la “Slack” ou les outils de gestion de tâches à la “Trello” sont parfaits pour ça.

3. QUI SAIT QUI FAIT QUOI ? Définissez ou rappelez les zones de responsabilité de chacun. Rien de pire que d’avoir des trous dans la raquette en terme de tâches à réaliser. Vous savez le “c’est pas moi c’est lui !” ou encore “je ne savais pas que c’était à moi de le faire ?!”. Pour cela, vérifiez vos processus tels que le cycle de vie de vos clients et assurez-vous que chaque étape est bien gérée par une ou plusieurs personnes qui savent ce qu’elles ont à faire et pour quand. 

4. PENSEZ COMMUNICATION. Lorsque je travaille à distance des autres et que les seuls outils sont les emails, la messagerie d’équipe, le téléphone (que j’utilise de moins en moins) et la visio, j’ai vite fait de me faire des films, de m’écarter de mes objectifs et de ceux de l’équipe. Voire de ne plus rien faire. Pour contrer cet effet naturel, ancrez des pratiques de réunions courtes, quotidiennes mais non-obligatoires, par exemple un point dans la matinée et un second dans l’après-midi. 15 minutes max. Couplées à une pause café ça ne sera que plus apprécié ! Dois-je le faire avec toute l’organisation ou en petites équipes ? Tout dépendra de la taille et de votre fonctionnement. Plutôt en silos ? Vous allez préférer rester entre vous. Vous êtes en gouvernance partagée ? Vous apprécierez de fonctionner avec toute l’organisation. Pour ceux qui connaissent le format des « stand-up meeting » du lean management et autres méthodes dites agiles c’est à peu près ce qu’il faut réussir à reproduire à distance.

5. SOYEZ SENSIBLE AUX SIGNAUX FAIBLES
6. Quand je vois mes collègues quotidiennement au bureau c’est facile pour moi, si j’ai de l’empathie, d’être à l’écoute et de soutenir celui ou celle qui ne va pas bien. A distance ça se complique. Là encore, les points quotidiens devront avoir un minimum de formalisme permettant de détecter ces signaux et de proposer aide et soutien, en groupe ou en face à face. Pour ce faire, rythmez vos réunions par un « tour de météo » des collaborateurs au tout début et un partage de feedback à la fin, c’est rapide et très puissant.

6. DOCUMENTEZ, documentez, documentez… Plus vous le ferez et plus vous faciliterez la tâche de vos collègues lorsqu’ils auront besoin de connaître les détails d’un dossier commercial, d’un contrat, d’un chantier ou encore d’un ticket d’incident au service clients.

9. Rester chez soi tous les jours, surtout lorsque l’on est seul dans sa vie, peut vite devenir psychologiquement problématique. Afin de réduire ce risque efforcez-vous de rejoindre des COMMUNAUTÉS liés à des passions que vous partagez : un groupe dédié sur un réseau social, un club proche de chez vous, voire un espace de coworking. Bien entendu seules les rencontres virtuelles seront possibles en période de “grand confinement”.
10. Il ne peut y avoir une culture d’entreprise s’il n’y a plus d’entreprise physique pour se réunir. Si on ne se connait pas entre collègues, difficile d’avoir envie de s’appeler, de partager, de travailler en équipe. Maintenez des RENDEZ-VOUS DANS LA VRAIE VIE, pour créer du lien, des anecdotes à partager, mieux se connaître et boire un verre ensemble. A défaut de pouvoir se rencontrer fréquemment à cause de la distance ou d’un confinement, instaurez des jeux à distance, des partages informels, appelez-vous pour parler de la pluie et du beau temps mais pas du boulot !
11. Last but not least….Avant de parler de la culture d’entreprise : PRENEZ SOIN DE VOUS ! Choisissez un mobilier adapté, un espace sympa (évitez la cave ou sous l’escalier), Bougez très régulièrement, sortez faire un tour pour prendre l’air, faites des pauses, respirez, méditez, chantez même si vous le sentez 😉 Et rappelez-vous : il n’y a pas de bonne ou de mauvaise position. Il faut changer de posture toute la journée.

Les moyens techniques pour être tout aussi efficace chez soi qu’au bureau

Votre matériel :

1. UNE LIAISON INTERNET qui fonctionne, ça va de soi ! Et si votre connexion principale plante, passez en « partage de connexion » depuis votre abonnement mobile 4G (dans les réglages du mobile : “activer le partage de connexion” et dans les réglages de connexion du pc choisissez connexion : “activer la connexion mobile”).
2. UN TÉLÉPHONE (ou smartphone) qui sera bien chargé et rechargé si nécessaire dans la journée, équipé d’un casque de qualité. Vos collègues connaissent tous votre numéro. Et si ce n’est pas le cas alors c’est le moment de partager un annuaire rapidement entre vous.
3. UN ORDINATEUR PORTABLE ET UN ÉCRAN EXTERNE pour travailler en mode “bureau étendu” pour le confort des yeux et la productivité.
4. Éventuellement et si vous avez la place, UNE SOURIS – pourquoi pas ergonomique ?- et UN VRAI GRAND CLAVIER. Votre ordinateur portable devient alors une unité centrale que vous pouvez tout de même déplacer si besoin.
5. UN VRAI BON FAUTEUIL DE BUREAU ! Vous allez passer des heures assis devant vos écrans. Évitez le tabouret de cuisine ou le canapé. Chez OM Conseil nous avons travaillé ce sujet il y a des années et avons fait le choix d’un siège réputé comme étant le meilleur. Trop cher pour nous en neuf, nous avons fouillé le web et finit par le trouver en reconditionné par une équipe de passionnés (#upcycling quand tu nous gagnes !). Tout est possible quand on veut 😉
6. UN BON CASQUE MICRO. Là encore, tout comme pour le confort des yeux, vous aurez besoin de bien entendre et qu’on vous entende bien. Tout le monde ne supporte pas le port d’un casque intra-auriculaire pendant des heures ou à l’opposé un lourd et encombrant casque enveloppant. Et la qualité du micro doit être excellente. Le réducteur de souffle ou encore le fait que le micro ne capte pas le bruit de la rue ou de la tondeuse du voisin vous rendra grandement service ainsi qu’à vos interlocuteurs. Et contrairement aux idées reçues, on trouve de très bons casques répondant à ces critères à moins de 50€ !
7. Et, si elle n‘est pas d’ores et déjà intégrée à votre ordinateur : une webcam pour vos réunions en visioconférence. Rdv plus bas dans cet article dans le chapitre « Réussir vos réunions à distance » pour plus de détails sur le sujet.

L’environnement technique de votre organisation

Le socle idéal  

1. Une MESSAGERIE réellement collaborative dotée d’outils de bureautique permettant le partage en temps réel des documents de travail. Elle doit être disponible depuis n’importe quel équipement et depuis n’importe où (maison, wifi public, 4G) avec la même qualité d’expérience. Nous retrouvons ici les grands leaders du marché que sont Google G Suite et Microsoft 365. Ajoutons à cela nos chouchous Open Source à héberger sur un cloud souverain ou sur vos propres serveurs. Nous pensons à OnlyOffice, NextCloud ou Seafile couplés à Zimbra ou BlueMind.
2. Un bon outil de VISIOCONFÉRENCE permettant de se connecter sans prise de tête (facilement donc) à plus d’une dizaine de personnes. Si vous êtes dotés de Google G Suite vous avez Google Meet (anciennement Hangouts), et si vous utilisez Microsoft Office 365 vous avez le non moins excellent Teams (qui remplace Skype Entreprise depuis quelques mois). En Open Source vous trouverez Jitsi. A noter qu’il existe des dizaines d’instances Jitsi en libre service gratuit dont plusieurs sont hébergées par des acteurs alternatifs et engagés comme les CHATONS.
3. Une MESSAGERIE INSTANTANÉE à la “Slack”. Slack est la plus ancienne plateforme qui a lancé cette pratique auprès du grand public. Microsoft Teams est aussi une messagerie d’équipe et c’est aujourd’hui le pivot de toute l’offre Microsoft 365 qui devrait d’après nous remplacer à terme Outlook. Du côté des logiciels Libres nous aimons Rocket Chat ou Riot.im.

Les + si vous avez un système hybride

Un système hybride se caractérise par des applications métiers qui nécessitent des connexions avec des logiciels dits “clients lourds” déployés sur les postes : un partage de fichiers en réseau local, certains logiciels de comptabilité, de paie, des ERP, des CRM et les applications dédiées à vos métiers qui ne fonctionnent pas en “full web” (à l’aide d’un simple navigateur HTML récent). 

Ces solutions, moins modernes, nécessiteront souvent un accès à distance fiable, sécurisé et pas trop lourd à utiliser pour ne pas réduire l’engagement de vos collaborateurs.

1. Un ACCÈS SECURISÉ à vos ressources privées. Souvent appelé VPN pour “Virtual Private Network”, il s’agit d’un logiciel déployé sur votre ordinateur de télétravailleur qui vous permet de créer un tunnel de données plus ou moins bien chiffrées pour éviter qu’elles soient lues par un tiers. VPN IPSec ou VPN SSL par exemple. En 2020, on trouvera aussi des solutions reposant sur des portails SSL et ne nécessitant pas de logiciel sur votre ordinateur. Dans le monde du Libre nos choix iront vers le firewall pFSense, le vpn OpenSSL ou la passerelle d’accès à distance Apache Guacamole. Si vous avez un peu plus de moyens et pas d’a priori pour les firmes made in USA, nous vous préconisons les excellents produits de l’américain Watchguard.
2. Sécurité maximale ! A partir du moment où vous vous connectez aux ressources privées de votre organisation, votre ordinateur doit être blindé. Mis à jour dès que nécessaire, sécurisé avec un bon antivirus, vous n’avez pas tous les droits (d’administrateur) et vous ne faites rien d’autre que de travailler avec ce système (exit les films et jeux téléchargés illégalement ou la consultation de sites Internet plus que discutables). Car si votre ordinateur est infecté, c’est toute votre entreprise qui est compromise !

Réussir vos réunions à distance

1. TESTEZ la réunion en amont. N’attendez pas la dernière minute pour vous connecter, surtout si c’est une première pour vous ! Testez votre solution technique avant un rdv important. Vérifiez la qualité de votre image, le cadrage, le décor derrière vous, la lumière (une lampe de bureau peut vous éviter un teint trop blafard). Testez surtout la qualité du son. Est-ce qu’on vous entend bien ? Est-ce que vous entendez bien ? Là encore les casques sont préférables aux micro et haut-parleurs intégrés à un ordinateur portable. Et le casque évitera aux autres membres de la maison ou de l’espace de coworking d’entendre tous vos interlocuteurs. La quasi totalité des ordinateurs portables du marché sont équipés de webcam correctes en 2020. Cependant, si vous avez besoin d’en acquérir une nous vous préconisons les Logitech C920s et C922 pour une centaine d’euros. Pour les casques micro, le Logitech H340 reste un excellent rapport qualité / prix pour un confort adapté à un usage professionnel et cela pour une trentaine d’euros, bien moins cher que les solutions pros vendus généralement aux entreprises. Pour un investissement plus important de l’ordre d’une centaine d’euros, vous aurez accès aux Logitech H390 ou H540. Non non, nous n’avons pas d’actions ni de rétro-commissions de la part de Logitech 🙂
2. CONNECTEZ-VOUS A L’AVANCE. Essayez de toujours vous connecter au moins 5 minutes avant le début de la réunion. Cela vous permettra de vous mettre dedans voire même de commencer un échange informel avec les autres lève-tôt.
3. SOYEZ LIBRE d’utiliser votre webcam quand bon vous semble. Vous n’êtes pas obligé de montrer à quoi ressemble votre intérieur. Beaucoup de télétravailleurs se connectent avec leur webcam coupée par défaut et ne l’active jamais. D’autres encore commencent la réunion avec, font le tour de “météo personnelle”, puis la coupe pour économiser bande passante et donc énergie #alternative2030
4. JONGLEZ AVEC LE MICRO. Lorsque vous ne parlez pas, coupez votre micro. Cela évitera aux autres les bruits parasites. Et croyez-nous, certains micros sont capables de capter des sons que vous n’entendez pas dans votre casque (chasse d’eau, alarme lointaine, combats de playmobil dans la chambre des enfants).
5. DEMANDEZ DE L’AIDE en live. Si vous êtes nombreux (5 et au delà), les fonctions de tchat intégrées à votre outil de visioconférence peuvent devenir très utiles. Si vous êtes l’animateur rappelez leur existence et leurs différents usages telles que “je souhaite parler, j’ai une question, etc.”.
6. FACILITEZ LA PRISE DE PAROLE. Une réunion en visio ou à minima en audio n’est pas comparable à une réunion en présentiel dans une salle. Vous allez être plusieurs à vouloir parler en même temps. Vous allez regarder ailleurs que vers votre caméra. Vous allez oublier la caméra et les autres et changez votre posture pour des positions moins adaptées. Tout autant de travers qui peuvent dégrader énormément la qualité d’une réunion à distance. Il est alors important de respecter quelques règles : j’attends pour prendre la parole, je ne parle pas en même temps qu’un collègue et je regarde la caméra quand je parle aux autres. Un animateur de réunion sera très utile pour faciliter la prise de parole. Rassurez-vous, les bonnes habitudes viennent avec la pratique !

Bien manager ou bien s’auto-organiser

1. FIXEZ UN CAP. Nous avons tous besoin d’objectifs clairs et précis. D’autant plus encore dans un environnement plus que jamais incertain (un monde encore plus VUCA). En tant que manager assurez-vous de bien découper les projets et vos attentes en terme de livrables, de délai, d’indicateurs de réussite. Vous êtes en auto-organisation ? Prenez plus de temps qu’avant pour préparer vos journées, vos buts, vos challenges. Questionnez vos collègues au moindre doute. Profitez des réunions “standup meeting” pour le faire avec le plus grand nombre. Surtout ne restez pas seul face à vos questionnements. Une période de confinement peut-être une belle occasion de développer une nouvelle approche de pilotage des projets comme la méthode des OKR par exemple.
2. QUESTIONNEZ. Demandez, plus souvent encore, ce que pensent vos collègues, les membres de votre équipe. Assurez-vous d’être bien compris en faisant reformuler au moindre doute. Cela peut même devenir une pratique dans vos réunions, comme un tour de parole, en clôture, avec comme question “qu’avez-vous pensé de cette réunion et de la manière dont je l’ai organisée ?”. Visualisez ces pratiques comme des opportunités de vous améliorer, vous et vos systèmes, dès que nécessaire.
3. CRÉEZ OU MAINTENEZ LE LIEN. Vous l’avez compris, pour que cela fonctionne il vous faudra créer du lien, celui qui s’imposait naturellement à la machine à café ou bien en levant la tête dans l’open space. Programmez un à deux points quotidiens, 15 minutes max, sans obligation de participer mais fortement conseillé pour savoir comment ça va (tour de météo personnelle), savoir qui fait quoi (tour de météo sur les actions en cours) et savoir qui a besoin d’aide. En période de crise c’est aussi le moment d’échanger sur l’actualité, ensemble. On clôture chaque réunion par un tour de feedback : “Comment je me sens au sortir de la réunion ?”

Et après…

Si vous avez déployé ces bonnes pratiques dans votre organisation vous devriez pouvoir mesurer un plus grand bien-être de chacun en quelques semaines à peine. Des résultats qui ne chutent pas. Davantage de solidité et de résilience pour traverser une période compliquée. Et une plus grande capacité à progresser dans vos projets et pour ceux de vos clients. 

A ce moment précis, vous comprendrez alors que le télétravail n’est pas une menace mais plutôt une incroyable opportunité pour innover techniquement et humainement.